Формирование справок о заработной плате

Свыше 500 обращений (заявок) поступает от работников крупной компании в месяц на получение справок о доходах, которые работники бухгалтерии вынуждены оформлять вручную, выполняя стандартные механические действия в нескольких программных комплексах.

Важны скорость выполнения обращений и снижение трудозатрат работников бухгалтерии в процессе.

Без доработки специализированных комплексов в короткие сроки требуется автоматизировать процесс формирования справок о заработной плате по заявкам работников (в частности, справки в банк для выдачи кредитов, для посольства, о размере пособия, в налоговую инспекцию для декларирования и др.)

Работая ежедневно, программный робот:

• принимает (или отклоняет) заявки работников на выдачу справки о заработной плате в специализированном комплексе обработки обращений работников на предоставление услуг внутренних обеспечивающих служб – ПК Service Desk;
• формирует в бухгалтерской системе справки о заработной плате определенного шаблона (справки в банк для выдачи кредитов, для посольства, о размере пособия, в налоговую инспекцию для декларирования и др.);
• сформированные справки направляет посредством системы электронного документооборота (далее – СЭД) на визирование заинтересованным;
• принимает в СЭД отчет работника бухгалтерской службы (согласование или отклонение) по визированию документа, подготовленного роботом;
• закрывает запросы с исполненными заявками в ПК Сервис Деск;
• архивирует сохраненные справки по истечении установленного регламентом срока;
• направляет заинтересованным службам отчет о проделанной им работе.

Все необходимые операции в процессе программный робот выполняет как технологический пользователь ПК Service Desk, СЭД, специализированной бухгалтерской системы. Взаимодействие осуществляет по API и интерфейсу систем.

Программный робот работает с электронной почтой MS Outlook, программой архивации данных.

Sherpa RPA, C#, PowerShell

Получилось автоматизировать рутинный механический процесс клиента в короткие сроки без доработки смежных систем.

Скорость выполнения операций увеличилась в 10 раз.

Значительно уменьшилось количество ошибок: менее 1% заявок работников компании направляется на ручную обработку бухгалтеру.

Суммарная экономия рабочего времени 3-х бухгалтеров около 8 часов в день (до 1 FTE) за счет передачи программному роботу рутинных, механических операций.

Значительно вырос уровень сквозной автоматизации процесса - до 95% FTP.