Организация деятельности автопарка - подразделения, обеспечивающего транспортное обслуживание организации, - включает большое количество взаимосвязанных процессов:
- учет автомобилей, автомобильных шин и аккумуляторных батарей;
- закрепление автомобилей за водителями;
- формирование, учет и контроль путевых листов;
- учет расхода и выдачи горюче-смазочных материалов;
- контроль установленных норм расхода топлива;
- контроль сроков прохождения медицинских осмотров водителей;
- контроль сроков действия водительских удостоверений;
- контроль прохождения технических осмотров автомобилей.
В рамках этих процессов специалистам необходимо формировать и печатать большое количество документов и отчетов, включая первичные документы, используемые для проведения операций по бухгалтерскому учету.
При наличии большого количества автотранспорта такая работа требует значительных трудозатрат. Специалистам приходится вручную выполнять множество рутинных операций, одновременно сверять данные из нескольких документов и контролировать правильность их оформления. Это увеличивает время обработки информации и повышает риск ошибок, связанных с человеческим фактором.
Автоматизировать основные функции учета работы автотранспорта, сократить объем ручных операций и трудозатраты специалистов, повысить качество ведения учета и минимизировать ошибки при подготовке документов и отчетности.
Разработанное решение обеспечивает комплексную автоматизацию деятельности автопарка и объединяет в одной системе учет транспортных средств, водителей, автомобильных шин, аккумуляторных батарей, путевых листов и горюче-смазочных материалов.
В системе реализованы следующие функциональные возможности:
• ведение картотеки автомобилей;
• установка лимитов пробега служебных автомобилей;
• закрепление автомобилей за водителями;
• ведение картотеки автомобильных шин;
• ведение картотеки аккумуляторных батарей;
• оформление, учет и контроль путевых листов;
• ведение карточек учета топлива;
• формирование сводных сличительных ведомостей учета топлива;
• формирование актов замера топлива;
• учет выдачи горюче-смазочных материалов;
• формирование ведомостей учета выдачи горюче-смазочных материалов;
• ведение истории изменений линейных норм расхода топлива с учетом периодов их действия;
• ведение истории изменений норм расхода топлива за час работы автомобиля с учетом периодов их действия;
• ведение истории изменений норм расхода топлива за час простоя автомобиля с учетом периодов их действия;
• учет и контроль сроков прохождения медицинских осмотров водителей;
• учет и контроль сроков действия водительских удостоверений;
• учет и контроль сроков прохождения технических осмотров автомобилей.
Система позволяет централизованно хранить и обрабатывать сведения, необходимые для организации работы автопарка. Учет истории изменений норм расхода топлива обеспечивает их корректное применение в соответствии с периодами действия.
Автоматическое формирование учетных документов, ведомостей и актов сокращает количество ручных операций и упрощает подготовку первичных документов для отражения соответствующих операций в бухгалтерском учете.
Контроль сроков прохождения медицинских осмотров, действия водительских удостоверений и технических осмотров автомобилей помогает ответственным специалистам своевременно отслеживать обязательные мероприятия и документы, необходимые для эксплуатации автотранспорта.
Microsoft SQL server, Delphi 10.4, FastReport, DevExpress VCL
В результате реализации проекта автоматизированы основные процессы учета и контроля работы автопарка - от ведения картотек автомобилей, шин и аккумуляторных батарей до оформления путевых листов, учета топлива и контроля обязательных сроков.
Внедрение системы позволило:
• автоматизировать рутинную работу специалистов;
• сократить объем ручных операций при ведении учета;
• централизовать информацию об автомобилях, водителях, шинах, аккумуляторных батареях и горюче-смазочных материалах;
• автоматизировать оформление, учет и контроль путевых листов;
• упростить подготовку ведомостей, актов и других учетных документов;
• обеспечить корректный учет норм расхода топлива с учетом истории и периодов их действия;
• повысить качество и эффективность работы специалистов;
• минимизировать ошибки при сверке, обработке и оформлении документов;
• исключить ошибки, связанные с человеческим фактором;
• усилить контроль сроков прохождения медицинских осмотров водителей, действия водительских удостоверений и технических осмотров автомобилей.
